Sebuah Sistem Pendukung Keputusan (SPK) atau dalam bahasa Inggris disebut a Decision Support System (DSS) adalah Yaitu program aplikasi komputer berbasis pengetahuan / manajemen pengetahuan yang dirancang guna menganalisis data sehingga menjadi informasi yang mendukung bagi organisasi maupun individu dalam pengambilan keputusan / kebijakan.
Mengenal Sistem Pendukung Keputusan (SPK)
Dalam dunia bisnis, sudah sewajarnya jika setiap organisasi profit menghendaki usahanya sukses dan berkembang, namun upaya untuk mencapai hal itu tidak lagi hanya mengandalkan cara-cara konvensional (produksi-distribusi-penjualan) semata, karena harus ada strategi baru agar bisnis yang dijalankannya mampu bersaing dengan rival bisnisnya. Itulah kenapa banyak organisasi maupun individu sangat tertarik memanfaatkan teknologi untuk membantu dalam menyelesaikan masalah yang mereka hadapi, dan salah satunya adalah teknologi perangkat lunak Sistem Pendukung Keputusan.
1. Ilustrasi penggunaan SPK
Misalkan dalam suatu perguruan tinggi disediakan 1 beasiswa untuk seluruh mahasiswa semester 1 sampai dengan semester 5. Adapun syarat yang ditetapkan untuk bisa mendapatkan beasiswa ini adalah:
- Siswa tersebut berasal dari keluarga miskin dengan ukuran gaji yang diperoleh oleh keluarga tersebut (gaji ayah + gaji ibu) kurang dari nilai UMR yang ditetapkan oleh gubernur DIY yaitu Rp. 1.200.000
- Siswa tersebut memiliki nilai IPK > 3
Dimisalkan ada 4 orang mendaftar dengan kondisi:
| Mahasiswa ke- | UMR orang tua | IPK |
|---------------|---------------|-----|
| 1 | 1.000.000 | 3.5 |
| 2 | 980.000 | 3.6 |
| 3 | 1.200.000 | 3.2 |
| 4 | 1.500.000 | 3.9 |Jika tanpa menggunakan DSS, kira-kira siapa diantara keempat anak tersebut yang pantas mendapatkan beasiswa? Mungin Anda masih bisa melakukan dengan cara konvensional untuk contoh di atas, tapi akan sangat repot sekali jika data yang disediakan sangat kompleks dan melibatkan banyak sekali data.
Studi klasik dari Mintzberg (1980) terhadap manajer dan beberapa studi mengatakan bahwa para manajer memiliki 10 peran utama yaitu:
| PERAN | DESKRIPSI |
|--------------------------------------------------------|-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------|
| Interpersonal | |
| Figurehead | Peranan untuk mewakili organisasi yang dipimpinnya dalam setiap kesempatan dan persoalan yang timbul secara formal. Misalnya, melaksanakan tugas-tugas sosial dan hukum, bertindak sebagai pemimpin simbolis dengan menyapa pengunjung, menandatangani dokumen hukum, menghadiri upacara pemotongan pita, tuan rumah resepsi, dll. |
| Leader | Peranan untuk menjadikan unit organisasinya berfungsi sebagai suatu kesatuan dalam mencapai tujuan dimana manajer perlu mengarahkan, memotivasi dan menciptakan kondisi yang memungkinkan untuk bekerja bagi pengikutnya. |
| Liaison (Penghubung atau Duta Perwakilan) | Peranan yang mengharuskan menajer melakukan interaksi dengan teman sejawat, staf, dan orang-orang lain yang berada di luar organisasinya untuk mendapatkan informasi. |
| Informasional | |
| Monitor | Peranan yang mengharuskan seorang manajer untuk menjadi pencari, penerima dan pengumpul informasi agar mampu mengembangkan, dalam pengertian menjadikan organisasi yang dipimpinnya lebih baik. Misalnya, mencari dan memperoleh pekerjaan yang berhubungan dengan informasi, membaca berita perdagangan, majalah, laporan, menghadiri seminar dan pelatihan, serta menjaga kontak relasi. |
| Disseminator role (Peran Penyebar) | Peranan yang menempatkan manajer sebagai penyebar informasi ke seluruh jajaran organisasi yang menjadi tanggung jawabnya. Ini dimungkinkan karena ia memiliki akses pada semua informasi melalui peran monitornya. Misalnya, berkomunikasi / menyebarkan informasi kepada orang lain dalam organisasi, mengirim memo dan laporan; menginformasikan staf dan bawahan terkait kebijakan / keputusan yang sudah diambil. |
| Spokesman role (peran juru bicara) | Peranan manajer untuk mewakili organisasi dalam hal menyampaikan informasi ke luar organisasinya. Misalnya, berkomunikasi / mengirimkan informasi ke masyarakat luar, menyampaikan memo, laporan dan bahan informasi, berpartisipasi dalam konferensi / pertemuan dan laporan kemajuan, dll. |
| Decisional | |
| Enterpreneur role (Peran Wirausaha) | Peranan sebagai pemrakarsa dan perancang bagi sejumlah perubahan yang terkendali dalam organisasinya. Misalnya, mendorong para rekan manajer untuk membuat proyek-proyek perbaikan dan bekerja untuk mendelegasikan, memberdayakan dan mengawasi tim dalam proses pembangunan. |
| Disturbance-handler role (Peran Penghalau Gangguan) | Peranan yang membawa manajer untuk bertanggung jawab ketika organisasinya mengalami krisis yang seringkali tidak direncanakan sebelumnya. |
| Resource allocator of role (peran pembagi sumber-daya) | Peranan manajer sebagai penentu dalam mengalokasikan sebagian sumber daya, seperti keuangan / dana untuk kegiatan tertentu dalam organisasi. |
| Negotiator role (Peran Perunding) | Peran yang menempatkan manajer sebagai perunding (negotiator) baik dengan pihak-pihak dalam lingkungan organisasi maupun pihak luar, guna memecahkan masalah-masalah yang dihadapi organisasi. |Dilihat dari peranan tersebut dapat disimpulkan bahwa salah satu kegiatan yang dilakukan oleh manajer adalah pengambilan suatu keputusan terkait dengan informasi yang diterima. Lingkungan dimana manajer beroperasi, berubah dengan cepat. Bisnis, lingkungan dan permasalahan kian kompleks setiap harinya. Akibatnya pengambilan keputusan semakin rumit.
2. Jenis-Jenis Keputusan Menurut Herbert A. Simon [1]:
- Keputusan Terprogram, bersifat berulang dan rutin, sedemikian sehingga suatu prosedur pasti telah dibuat untuk menanganinya.
- Keputusan Tak Terprogram, bersifat baru, tidak terstruktur dan jarang konsekuen. Tidak ada metode yang pasti untuk menangani masalah ini.
3. Tahap-Tahap Pengambilan Keputusan Menurut Simon [1]:
- Kegiatan Intelijen, mengamati lingkungan mencari kondisi-kondisi yang perlu diperbaiki.
- Kegiatan Merancang, menemukan, mengembangkan dan menganalisis berbagai alternatif tindakan yang mungkin.
- Kegiatan Memilih, memilih satu rangkaian tindakan tertentu dari beberapa yang tersedia.
Skema menciptakan solusi
Permasalahan yang muncul dalam kegiatan manajerial bisa dibedakan menjadi 3 yaitu:
a. Masalah terstruktur
Merupakan suatu masalah yang memiliki struktur masalah pada 3 tahap pertama, yaitu intelijen, rancangan dan pilihan. Masalah terstruktur adalah masalah yang rutin, yang sering terjadi berulang-ulang.
Pada masalah terstruktur biasanya sudah ada prosedur standar untuk menyelesaikan masalah terstruktur ini. Misalnya pemberian cuti mahasiswa, pengambilan TA/skripsi, penutupan rekening dan lain-lain.
b. Masalah Semi Terstruktur
Adalah masalah yang berada antara tidak terstruktur dan terstruktur artinya bisa saja masalah yang dihadapi adalah masalah rutin tetapi prosedur standar yang bisa digunakan tidak dapat memecahkan masalah yang ada.
Pengambilan keputusan untuk masalah semi terstruktur ini artinya pertimbangan dari pengambil keputusan/manajer ikut mengambil peran sehingga keputusan yang diambil menjadi berbeda dengan prosedur yang sudah ada. Masalah semi terstruktur dapat diselesaikan dengan bantuan sistem pendukung keputusan. Contohnya : pemberian kredit, pemilihan karyawan, pemberian dana bantuan, pemilihan proyek.
c. Masalah Tidak Terstruktur
Merupakan masalah yang sama sekali tidak memiliki struktur.
Pada masalah tidak terstruktur, solusi untuk menyelesaikan permasalahan tersebut tidak jelas dikarenakan tidak ada aturan dan pola yang dapat digunakan sebagai pedoman dalam pengambilan suatu solusi. Masalah tidak terstruktur biasanya diselesaikan dengan bantuan ilmu kecerdasan buatan seperti sistem pakar, data mining dan lainnya. Contoh kasus; peramalan harga saham, penentuan penyakit, pencarian rute terpendek.
4. Pengertian SPK
Sistem Pendukung Keputusan (SPK) atau Decision Support System (DSS) adalah sebuah sistem yang mampu memberikan kemampuan pemecahan masalah maupun kemampuan pengkomunikasian untuk masalah dengan kondisi semi terstruktur dan tak terstruktur.
Sistem ini digunakan untuk membantu pengambilan keputusan dalam situasi semi terstruktur dan situasi yang tidak terstruktur, dimana tak seorangpun tahu secara pasti bagaimana keputusan seharusnya dibuat (Turban, 2001).
Scott Morton (1970an) dalam buku turban: "sistem berbasis komputer interaktif yang membantu para pengambil keputusan untuk menggunakan data dan berbagai model untuk memecahkan masalah-masalah tidak terstruktur".
5. Tujuan SPK
- Membantu manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah semi terstruktur.
- Mendukung penilaian manajer bukan mencoba menggantikannya.
- Meningkatkan effektifitas pengambilan keputusan manajer daripada efisiensinya.
6. Komponen SPK
Komponen SPK
SPK harus mencakup 4 komponen utama yaitu:
- Subsistem Manajemen Data (Sistem Manajemen Database). Memasukkan satu database yang berisi data yang relevan untuk situasi dan dikelola oleh perangkat lunak yang disebut sistem manajemen basis data (DBMS).
- Subsistem Manajemen Model. Merupakan paket perangkat lunak yang memasukkan model keuangan, statistik, ilmu manajemen, atau model kuantitatif lainnya.
- Subsistem manajemen berbasis pengetahuan. Berisi data item yang diproses untuk menghasilkan pemahaman, pengalaman, kumpulan pelajaran dan keahlian.
- Subsistem Antar Muka Pengguna. Merupakan fasilitas yang mampu mengintegrasikan sistem terpasang dengan pengguna secara interaktif. Melalui sistem dialog ini sistem diartikulasikan sehingga dapat berkomunikasi dengan sistem yang dirancang atau pengguna dapat berkomunikasi dengan sistem pendukung keputusan dan memerintah sistem pendukung keputusan melalui sistem ini.
Kelebihan & Kekurangan Sistem Pakar
Kelebihan
- Memungkinkan orang awam bisa mengerjakan pekerjaan para ahli.
- Bisa melakukan proses secara berulang secara otomatis.
- Menyimpan pengetahuan dan keahlian para pakar.
- Mampu mengambil dan melestarikan keahlian para pakar (terutama yang termasuk keahlian langka).
- Mampu beroperasi dalam lingkungan yang berbahaya.
- Memiliki kemampuan untuk bekerja dengan informasi yang tidak lengkap dan mengandung ketidakpastian. 1. Pengguna bisa merespon dengan jawaban 'tidak tahu' atau 'tidak yakin' pada satu atau lebih pertanyaan selama konsultasi dan sistem pakar tetap akan memberikan jawaban.
- Tidak memerlukan biaya saat tidak digunakan, sedangkan pada pakar manusia memerlukan biaya sehari-hari.
- Dapat digandakan (diperbanyak) sesuai kebutuhan dengan waktu yang minimal dan sedikit biaya.
- Dapat memecahkan masalah lebih cepat daripada kemampuan manusia dengan catatan menggunakan data yang sama.
- Menghemat waktu dalam pengambilan keputusan.
- Meningkatkan kualitas dan produktivitas karena dapat memberi nasehat yang konsisten dan mengurangi kesalahan.
- Meningkatkan kapabilitas sistem terkomputerisasi yang lain. Integrasi sistem pakar dengan komputer lain membuat lebih efektif, dan bisa mencakup lebih banyak aplikasi.
- Mampu menyediakan pelatihan. Pengguna pemula yang bekerja dengan sistem pakar akan menjadi lebih berpengalaman. Fasilitas penjelas dapat berfungsi sebagai guru.
Kekurangan
- Biaya yang diperlukan untuk membuat, memelihara dan memeliharanya sangat mahal.
- Sulit dikembangkan, hal ini erat kaitannya dengan ketersediaan pakar di bidangnya dan kepakaran sangat sulit diekstrak dari manusia karena sangat sulit bagi seorang pakar untuk menjelaskan langkah mereka dalam menangani masalah.
- Sistem pakar tidak 100% benar karena seseorang yang terlibat dalam pembuatan sistem pakar tidak selalu benar. Oleh karena itu perlu diuji ulang secara teliti sebelum digunakan.
- Pendekatan oleh setiap pakar untuk suatu situasi atau problem bisa berbeda-beda, meskipun sama-sama benar.
- Transfer pengetahuan dapat bersifat subjektif dan bias.
- Kurangnya rasa percaya pengguna dapat menghalangi pemakaian sistem pakar.
Referensi:
- http://staff.uny.ac.id/sites/default/files/penelitian/Saliman,%20Drs.%20M.Pd./Mengenal%20DSS.pdf
- http://searchcio.techtarget.com/definition/decision-support-system
- Modul Pendahuluan SPK, disusun oleh Andri Syafrianto, S.Kom., M.Cs